Im heutigen Arbeitsalltag sollten die Arbeitnehmer eines Betriebs anpassungsfähig und gleichzeitig ertragreich und motiviert sein. Allerdings stoßen konventionelle Arbeitsplatzbereitstellungen im Hinblick auf die rasant steigenden Geschäftsanforderungen unmittelbar an ihre Grenzen, weshalb sich zunehmend „Workplace-as-a-Service“- Konzepte etablieren. Welche Mehrwerte diese mit sich bringen und ob diese eine interessante Option sind, erfahren Sie in diesem nachfolgenden Blogbeitrag.
Moderne Büroplätze mit immergrüner Hardware und Software sind mittlerweile ein wesentlicher Faktor für die Arbeitgeberattraktivität, die Arbeitgebermarke und den Unternehmenserfolg.
Wie viele Studien und Umfragen der vergangenen Monate und Jahre zeigen — wie beispielsweise die aktuelle bundesweite Datenerhebung vom Meinungsforschungsinstitut Yougov im Auftrag des Sport- und Wellness-Anbieters Urban Sports Club, der Digital-Index, der Initiative D21 oder auch die Multiclient-Studie „My Modern Workplace“ von techconsult — ist das Bereitstellen zeitgemäßer Arbeitsplätze nicht weiter optional. Die Angestellten von heute legen sehr großen Wert auf Arbeitsplätze mit modernster Einrichtung, welche ihnen jederzeit einen flexiblen sowie ortsunabhängigen Zugang auf die nötigen Unternehmensressourcen gewähren. Hierbei sollte die Geräteausstattung insbesondere mobile Endgeräte wie beispielsweise Smartphones, Tablets und professionelle Geschäftsanwendungen umfassen.
Da umfangreiche Antragswege und auch lange Wartezeiten die Leistungsfähigkeit der Angestellten zurückhalten und im schlimmsten Umstand das Wachstum einer Schatten-IT mit allen ihren negativen Konsequenzen begünstigen, setzen Betriebe mehr und mehr auf moderne Konzepte wie Workplace-as-a-Service, knapp WaaS.
Wofür steht Workplace-as-a-Service?
Bei Workplace-as-a-Service handelt es sich um eine Weiterentwicklung des Prinzips Software-as-a-Service.
Im Gegensatz zu Software-as-a-Service stellt Workplace-as-a-Service nicht bloß Software aus der Cloud bereit, sondern eine komplett ausgestattete Arbeitsplatzlandschaft inklusive Hardware, Software, sämtliche Dienstleistungen rund um die Arbeitsplatzbereitstellung.
Dadurch erübrigen sich für die Firmen die hohen Anschaffungskosten sowie Investitionsrisiken. Alternativ bekommen sie ein Nutzungsrecht für die notwendigen Arbeitsplatzressourcen. Die Abrechnung erfolgt dabei auf der Grundlage eines Mietmodells, das von der Nutzungsdauer, der Anzahl der gemieteten IT-Arbeitsplätze sowie dem Leistungsumfang abhängig ist.
Ansonsten können alle Services rund um die Arbeitsplatzbereitstellung, wie die
- Bestellung, Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der Hardware
- Installation und Bereitstellung der Software inklusive der cloudbasierten Anwendungen in Form von Software-as-a-Service
- Bereitstellung der notwendigen Peripheriegeräte
- regelmäßige Aktualisierung der Software
- regelmäßige Modernisierung der Hardwareausstattung
- Sicherung der Geschäftsdaten
- Verwaltung, Wartung und Störungsbehebung der Arbeitsplätze
- Anwendersupport für die Nutzer der Arbeitsplätze
- Verwertung von Altgeräten
- Versicherung der Endgeräte gegen Diebstahl oder Verlust
- Überwachung der Funktion der Arbeitsplätze
- Remote Management der Arbeitsplätze
- Sicherung der IT-Systeme gegen interne oder externe Bedrohungen
vom Workplace-as-a-Service-Anbieter durchgeführt werden, damit die Unternehmen ihre IT-Sektion dauerhaft entlasten und im gleichen Zuge wichtige Räume für wertschöpfendere Tätigkeiten freisetzen können.
Vorteile von Workplace-as-a-Service!
Die von der Unternehmensberatung IDC vorgenommene Studie „Future Business World 2025 – wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert kommt zu dem Ergebnis, dass bis 2025 die meisten IT-Arbeitsplätze aus der Cloud zur Verfügung gestellt werden.
Fortschrittliche Firmen haben das Potenzial von Workplace-as-a-Service schon erkannt.
Dabei ist das Modell im Prinzip für sämtliche Unternehmen im gleichen Sinne geeignet, da es im Gegensatz zu traditionellen Arbeitsplatzbereitstellungsmodellen mehrere relevante Pluspunkte bietet.
Hierzu gehören vor allem:
- ein kleines Investitionsrisiko
- keine Kapitalbindung an schnell veraltende Technik
- transparente Preise wegen monatlicher, nutzungsabhängiger Leihgebühr
- immerzu modernste Arbeitsplätze auf dem aktuellen Stand der Technik
- alle Dienstleistungen rund um die Arbeitsplatzbereitstellung aus einer Hand
- flexibel anpassbare und leicht skalierbare Leistungen
- aufwendige Ausschreibungen für die Hardware – und Softwarebeschaffung werden unnötig
- Entlastung der IT-Abteilung sowie hohe Expertise durch externe IT-Dienstleister
- glückliche Mitarbeiter durch einfache Bedienbarkeit, schnellen Kundenservice und
- hohe IT-Sicherheit, weil Daten jederzeit extern sichergestellt sind
- Schnelle Bereitstellung, Installation sowie Hardwareaustausch im Schadensfall
- mehr Kapazität für die Kernkompetenzen und eigentliche Wertschöpfung
Was sind die Anforderungen an einen professionellen Workplace-as-a-Service?
In der Zwischenzeit gibt es eine große Auswahl an Anbietern auf dem Workplace-as-a-Service-Markt. Weil die Arbeitsplatzumgebung ein wichtiger Punkt für den Betriebserfolg ist, sollten Unternehmen den Workplace-as-a-Service-Dienstleister nach strengen Anforderungen aussuchen – schließlich muss die Arbeitsplatzgestaltung auf sichere, wirtschaftliche sowie professionelle Art stattfinden.
1. Sicherheit und Integrität der Daten
Da geschäftskritische Daten sowie Anwendungen in der Cloud bearbeitet werden, muss der Workplace-as-a-Service-Anbieter nicht nur für die Sicherheit und die Unversehrtheit der Geschäftsdaten im Rechenzentrum garantieren, sondern ebenso die Logins zur Workplace-as-a-Service-Option und physischen Endgeräte ausreichend gegen unbefugte Verwendung absichern. Hierzu ist ein ganzheitliches Sicherheitskonzept notwendig, das sowohl rechtliche Vorgaben einhält und auch die Sicherheitsrichtlinien des Betriebs einhält.
2. Breites Spektrum an Anwendungen
Ein gutes Workplace as a Service-Angebot sollte im besten Fall ein breit gefächertes Gerätemanagement einschließen, auf variablen Betriebssystemen nutzbar sein und eine erhebliche Auswahl an Tools für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch bieten. Ein Workplace-as-a-Service-Anbieter sollte grundsätzlich in der Position sein, alle aktuellen wie künftigen Nutzungen und alle erforderlichen Endgeräte bereitzustellen und zu verwalten. Dazu gehört auch, dass bei einem Tausch der Endgeräte bzw. der Arbeitsumgebung eine einfache Weiternutzung der Anwendung sichergestellt wird.
3. Modularität und Flexibilität
Unternehmen sollten grundsätzlich auf einen Workplace-as-a-Service-Anbieter bauen, der eine modulare Workplace-as-a-Service-Möglichkeit bietet. Meist baut die Workplace-as-a-Service-Lösung auf einem festen Fundament aus Software und Hardware auf, welche sich durch flexibel hinzu buchbare Dienstleistungen wie Backups oder Lizenzverwaltung upgraden lässt. So können Firmen die Arbeitsplatzbereitstellung anforderungsgerecht nutzen. Zudem sollten Workplace-as-a-Service-Dienstleister flexibel auf wechselnde Bedürfnisse reagieren können.
Kurbeln Sie Ihren Unternehmenserfolg an!
Die Businesswelt befindet sich in einem Zustand des permanenten Wandels. Betriebe müssen heute im großen Maße agil und flexibel sein, mit dem Ziel, die Robustheit und die Zukunft ihres Betriebs zu sichern. Den grundlegenden Baustein hierzu formen moderne Arbeitsplätze.
Da viele Technologien sowie Produkte aufgrund des schnellen technischen Fortschritts bereits nach ein paar Monaten wieder überholt sind, gehen immer mehr Firmen dazu über, ihre Arbeitsplatzlandschaft stellenweise oder auch komplett zu mieten. Im Zuge dessen bekommen sie die nötige Freiheit sich auf innovative Konzepte sowie Technologien zu fokussieren, mit welchen das Kerngeschäft verbessert werden kann.
Möchten auch Sie in Zukunft mit innovativen Arbeitsplätzen Ihre innere und außerbetriebliche Arbeitgeberattraktivität steigern und zeitgleich ihre IT-Abteilung entlasten? Oder haben Sie weitere Fragen zur Thematik „Workplace-as-a-Service“? Sprechen Sie uns gerne an.