SharePoint: Das Informations- & Nachrichtenportal für Ihr Unternehmen
Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentenmanagementplattform, welche von Microsoft entwickelt wurde. Sie wird von Unternehmen unterschiedlichster Größe benutzt – von kleineren über mittelständische Betriebe bis hin zu Konzernen – und bringt eine Reihe von Funktionen wie Dokumentenablage sowie -freigabe, Diskussionsforen, Blogs, Wikis, Kalender sowie Aufgabenverwaltung. Was genau SharePoint ist und für wen sich diese Option lohnt, nehmen wir im folgenden Blog-Beitrag genauer unter die Lupe.
Das Programm SharePoint von Microsoft wurde im Jahr 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft erschaffen und ist seit 2003 als Teil des Microsoft Office-Systems erhältlich. SharePoint ist eine Plattform, die Unternehmen selbst erstellen und pflegen können. In einer SharePoint-Landschaft werden Beiträge wie Dateien, Webseiten, Dokumente oder Informationen gespeichert sowie gemeinsam genutzt. Die Plattform selbst kann hausintern oder außerhalb (oder eine Komposition aus beidem) genutzt werden.
SharePoint kann entweder als webbasierte Anwendung im Kontext einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) bereitgestellt werden oder als On-Premise-Variante auf einem eigenen Server oder in einer privaten Cloud gehostet werden. Details zu den aktuellen Plänen & Preisen sind hier zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de
Wie kann Microsoft SharePoint Ihnen helfen?
Microsoft SharePoint als webbasiertes Zusammenarbeitsinstrument kann von Firmen aller Größen genutzt werden. Es gestattet es, Unterlagen, Dokumente und Dateien zu erstellen, zu bearbeiten wie auch zu speichern.
Die Software wurde ursprünglich entworfen, um Intranets zu erstellen, aber mittlerweile wird diese ebenfalls für Extranets und Intranet-Internetseiten verwendet. Darüber hinaus können Nutzer mithilfe von SharePoint auch an Online-Meetings teilnehmen und Dokumente gemeinschaftlich editieren, was die Teamarbeit verbessert wie auch vereinfacht. Mithilfe der Suchfunktion lassen sich im SharePoint rasch sowie einfach relevante Infos finden – ganz gleich, ob es sich um eine Datei, ein Dokument oder aber einen Webseiten-Link handelt.
SharePoint kann zudem für eine Vielzahl von weiteren Angelegenheiten genutzt werden, wie beispielsweise der Automatisierung von Arbeitsabläufen oder dem Dokumentenmanagement, einer Aufgabenverwaltung und Projektplanung.
Die größte Stärke von SharePoint ist ungeachtet dem in den vergangenen Jahren stark gestiegenem Funktionsumfang nach wie vor das Anlegen von Intranets plus ähnlichen Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren und allem, was dazu zählt (Benutzerprofile, Kommentare etc.).
Kurzum: SharePoint ist eine starke Plattform, die Unternehmen dabei supportet, Inhalte sowie Dokumente effektiv zu verwalten und zu teilen.
Die wichtigen Funktionen von SharePoint zusammengefasst:
• Unternehmensprozesse automatisieren
• Daten sichern, teilen und gemeinsam editieren
• Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erzeugen
• Informationen in Form von Blog, Intranet, Wiki & Co. zur Verfügung stellen
• Einbindung in weitere Microsoft-Office-Anwendungen
Warum sollte ich SharePoint nutzen?
Wie wir jetzt wissen, ermöglicht SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu erstellen, zu organisieren sowie zu teilen. Die Plattform bietet eine relevante Stelle, an der Projektteams Fakten austauschen und an Projekten wirken können. Verwendet man SharePoint als Intranet, optimiert dies die Interaktion und bietet zusätzlich die Möglichkeit, Wissen im Rahmen des Unternehmens schnell, effektiv sowie nachhaltig weiterzugeben.
Hiermit bringt der SharePoint etliche Vorteile für Firmen, darunter:
• Verbesserte Zusammenarbeit und Interaktion
• Höhere Effizienz
• Flexible sowie anpassbare Lösung
• Optimierte Dokumentenverwaltung
• Erhöhte Sicherheit wie auch Kontrolle
Datensicherheit muss sein: So lässt sich SharePoint sicher nutzen
Der Schutz Ihrer Daten ist von entscheidender Bedeutsamkeit. Insbesondere, wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen sind, sind Daten vermutlich Ihr größtes Gut. Alle Daten, welche Sie in SharePoint abspeichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie jene verlieren, haben Sie möglicherweise keine Möglichkeit, diese wiederherzustellen – die Plattform muss also in jedem Fall geschützt sein! Es darf nicht das Mindeste verschollen gehen und unbefugte Zugriffe sollten vermieden werden.
SharePoint bietet eine Menge von Sicherheitsfunktionen, die dafür sorgen, dass Ihre Daten gesichert sind – egal, ob Sie jene in der Cloud abspeichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk. Um etwaige Sicherheitslücken zu unterbinden, empfehlen wir folgende Mittel:
1. Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Anmeldevorgang zu SharePoint
2. Administrator-Konten besonders absichern
3. Berechtigungen sensibel vergeben
4. Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint nutzen
5. Mitarbeiterschulung im Bereich Datenschutz
6. Richtlinie für die externe Freigabe einrichten
7. Externe SharePoint-Benutzer am besten vermeiden sowie bei Verwendung überwachen
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrer Firma einsetzen wollen, sprechen Sie uns gerne an: Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung und der SharePoint-Integration in die für Sie relevanten Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie auch, welche Form der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die richtige Entscheidung ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder aber doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)? Sie erreichen uns unter 02234/68839-0 oder unter [email protected].