IT-Onboarding: Neu gewonnene Mitarbeiter effektiv und sicher aufnehmen!

Es existiert keine nächste Chance für einen Ersteindruck – dies gilt nunmehr insbesondere im Businessalltag. Damit neu gewonnene Arbeitskräfte nicht schon im Laufe der Probezeit kündigen, ist ein strukturiertes Onboarding unter Einbeziehung verschiedener Arbeitsbereiche, gerade der IT-Abteilung, essentiell. Was Geschäftsbetriebe beim Onboarding-Prozess aus Sicht der IT einbeziehen müssen, lernen Sie in dem nachfolgenden Beitrag.

In einer umkämpften Marktumgebung, in der fähige Fachkräfte immer schneller ihren Arbeitsplatz verändern, wird ein strukturiertes und wohl-überlegtes Onboarding immer wichtiger. Zum einen ermöglicht es einen perfekten Startpunkt wie auch eine gelungene Eingliederung hinzugewonnener Fachkollegen in die Firma, zum anderen profitieren Firmen durch eine bessere Produktivität und eine stärkere Bindung des Mitarbeiters und die folglich sinkenden Kosten für Mitarbeiterfluktuation.

Nach der neuen Erhebung “Onboarding im Wandel” (s. PDF) von Haufe haben gegenwärtig 83 % der teilnehmenden Unternehmungen realisiert, dass in Zeiten des Mangels an Fachkräften das Onboarding essenziell ist, um hinzugewonnene Kollegen direkt in das Unternehmen zu integrieren sowie auf lange Sicht zu halten. Zugleich sind sie davon überzeugt, dass die Abwanderung von Mitarbeitern im 1. Jahr durch eingesetzte Onboarding-Vorkehrungen vermindert werden konnte. 93 % der Unternehmen sind im Übrigen der Ansicht, dass durch gezielte Einarbeitung die soziale Einbindung der neu gewonnenen Kollegen optimiert und akzeleriert werden kann. 92 % der Geschäftsbetriebe stimmten weiter zu, dass dies gleichermaßen für die fachspezifische Eingliederung angenommen werden kann.

Trotz selbiger Onboarding Maßnahmen berichten 30 % der Unternehmen von Situationen, bei denen kurz zuvor eingestellte Angestellte noch vor dem allerersten Arbeitstag wieder abgesprungen sind. Womöglich, insofern sie sich zu wenig willkommen gewähnt haben, grundsätzlich an der neuen Arbeitsstelle Zweifel hatten oder vom zukünftigen Arbeitgeber bis zum 1ten Werktag nichts mehr vernommen haben?

Aufgrund dessen reicht es also nicht, die neu gewonnenen Mitarbeiter mit einem Blumenstrauß an der Rezeption zu begrüßen – eher sind zielgerichtete Onboarding-Mittel wesentlich, die in den Wochen und Tagen vor dem eigentlichen Arbeitsstart des hinzugewonnenen Beschäftigten angewandt werden. In diesem Zusammenhang zählt genauso das IT-seitige Onboarding.

Integration von der allerersten Minute an!

Heutzutage ist beinahe jedwedes Unternehmen auf eine funktionale IT-Umgebung angewiesen. Sei es für das Aufgabenspektrum eines einzelnen Mitarbeiters, die Organisation und Optimierung von Aufgaben ebenso wie Betriebsabläufen oder auch die Interaktion innerhalb von Abteilungen, zu Auftraggebern oder aber mit Partnern.

Zumal ein voll eingerichteter Arbeitsplatz nicht bloß für einen ersten guten Eindruck sorgt, sondern auch für die kommende Entfaltung und die Rentabilität eines Mitarbeiters essentiell ist, nimmt die Geschäfts-IT-Infrastruktur beim strukturierten Onboarding eine stützende Rolle ein.

Beim Eingliederungsprozess ist die Geschäfts-IT in allererster Linie dafür zuständig, dass der Arbeitsplatz eines neu gewonnenen Angestellten vor dessen Eintrittstag eingerichtet wird. Dazu gehören zusätzlich zu dem Ordern wie dem Zur Verfügung stellen der passenden Komponenten, die Installation und das Einrichten aller notwendigen Softwareapplikationen, Mitarbeiteraccounts sowie Berechtigungsstrukturen. Weiter sollten auch Security-Awareness-Kurse für die Themenbereiche IT-Sicherheit sowie Datensicherheit geplant und umgesetzt werden, um die neu gewonnenen Angestellten von Anfang an für securityrelevante Themenbereiche empfänglich machen und stärken zu können.

Verschlafen Sie beim Onboarding auf keinen Fall die Firmen-IT!

Nach wie vor gibt es etliche Firmen, in denen das IT Onboarding nicht in ausreichendem Maße berücksichtigt wird. Hier kann sich ein unorganisiertes oder oberflächliches Onboarding-Vorgehen ungut auf die Mitarbeiterbindung auswirken und bisweilen eine Bedrohung für die IT-Security, Information Security, Internetsicherheit ebenso wie den Datenschutz darstellen. Von daher ist das IT-seitige Onboarding für eine Unternehmung unverzichtbar.

Hierbei hat sich IT-seitig im Onboarding folgendes Vorgehen gefestigt:

1. Selektion der passenden Hardwarekomponenten

Bei der Wahl der geeigneten Hardware ist zu beachten, dass alle Firmenbereiche sowie Anwendungsverantwortlichen von der IT-Abteilung, über die Personalabteilung bis hin zu den Fachuntergliederungen in den Ablauf mit eingeschlossen werden.
In einem gemeinsamen Dialog gilt es zu klären, welche Computerkomponenten, Peripheriegeräte sowie Zubehörkomponenten der neu gewonnene Mitarbeiter benötigt. Ist diese Hardware noch nicht verfügbar, muss sie von der IT-Abteilung in Koordination mit dem Einkauf gekauft werden. Nachdem die Hardware vorhanden ist, erfolgt die Ausstattung des Arbeitsplatzes mit dem benötigten Equipment sowie die Inbetriebnahme wie auch Kontrolle der Network- und Telefonieverbindung.

2. Bedarfsermittlung der erforderlichen Anwendungen ebenso wie der Lizenzen.

Parallel zur Einrichtung des physikalischen Arbeitsplatzes sollte die erforderliche Softwarelösung ausgemacht werden. Abhängig vom Tätigkeitsfeld braucht der hinzugewonnene Mitarbeiter neben den gängigen Applikationen wie z.B. MS Office auch speziellere Softwareanwendungen, wie ggfs. ein Enterprise Resource Planning-System, Bildbearbeitungssoftware oder InDesign. Die Betriebs-IT muss im Voraus überprüfen, ob Benutzerlizenzen gekauft oder auch erweitert werden müssen. Anknüpfend heißt es, die Tools zu installieren, die Berechtigungen zu vergeben und das Mail-Benutzerkonto des neu gewonnenen Beschäftigten aufzusetzen.

3. Einrichtung der Zeiterfassung

Entsprechend einem Urteil des EuGH vom 14.05. 2019 sind Geschäftsbetriebe in der Verpflichtung, Werkzeiten von Arbeitnehmern zu erfassen. Deswegen sollte für jeden neuen Angestellten ein neues Arbeitszeitkonto vorgesehen werden, um dessen Werkzeiten direkt vom ersten Werktag an erfassen zu können.

4. Schaltung der Zugangskontrolle

In etlichen Unternehmungen wird die Zutrittskontrolle digital verwaltet. Die IT-Abteilung sollte die betreffenden Unternehmensbereiche freischalten, damit der neue Mitarbeiter nicht vor verschlossenen Türen steht.

5. Bereitstellung, Administration sowie Sicherung mobiler Endgeräte

Viele Firmen bieten ihren Mitarbeitern für das mobile Arbeiten die Verwendung portabler Endgeräte. Wird ein neu gewonnener Beschäftigter mit einem mobilen Endgerät wie bspw. einem Laptop, einem Tablet-PC oder einem Smartphone versehen, sollten solche Geräte in einer Mobile-Device-Management-Solution administriert werden. Um die Sicherheit beim mobilen Arbeiten zu optimieren, sollten die eingesetzten Endgeräte insbesondere durch eine Anti-Viren-Lösung, eine Firewall, eine Multi-Faktor-Authentifizierung und eine Hard Drive Encryption geschützt werden. Darüber hinaus sollte ein Virtual Private Network, kurz VPN, aufgesetzt werden, um neuen Mitarbeitern einen sicheren Fernzugang auf das Firmennetzwerk zu ermöglichen.

6. Briefing wie Schulungen zu sicherheutsbedeutsamen Themenbereichen

Bei Jobantritt erfolgt die IT-seitige Einweisung des neuen Mitarbeiters in die Technologie, Computersoftware ebenso wie die IT-Security. Darüber hinaus sollte die Betriebs-IT den neuen Mitarbeiter mit den Regeln für die Internetnutzung und mit dem unternehmensweiten Datenschutzkonzept vertraut machen. Des Weiteren sollten in den ersten Wochen und Monaten Security-Awareness-Workshops für die Bereiche IT-Security und Informationsschutz terminiert und umgesetzt werden, um die beginnenden Angestellten von Beginn an für sicherheitsrelevante Themen empfänglicher machen und stärken zu können.

Für den ersten Eindruck gibt es nur eine Chance

Insbesondere in den ersten 100 Tagen ist die Gefahr hoch, dass neue Arbeitskräfte wieder kündigen. Des Öfteren werden dabei laut der neuesten softgarden-Studie „Probezeit für Arbeitgeber“ ein negatives Betriebsklima, zu große Erwartungshaltungen an die Unternehmenskultur oder die Unzufriedenheit mit dem herrschenden Leadershipstil als Gründe angegeben.

Folglich ist es nötig, dass hinzugewonnene Beschäftigte besonders in der Startzeit mit Hilfe eines gut geplanten und methodisch gestalteten Onboarding-Prozesses an die Hand genommen und in den Betrieb eingegliedert werden.

Möchten auch Sie verstehen, wie Sie ein zielgerichtetes wie auch effektives IT-seitiges Onboarding aufbauen können, das es allen Mitarbeitern gestattet, auf leichte wie informative Art durchzustarten? Dann sprechen Sie uns an!