Dokumentenmanagementsysteme: Die Dokumentenflut austrocknen!

Für die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens ist es heute essenziell, dass jegliche Dokumentation und weitere Unternehmensprozesse zusammen passen und für alle Beschäftigten ständig und von überall aus verfügbar sind. Um dies zu garantieren, kommen leistungsstarke DM-Systeme zum Einsatz. Welche Argumente für die Nutzung eines modernen DM-Systems sprechen und wie Sie durch deren Nutzung den Weg in papierloses Büro ebnen können, lernen Sie im nachfolgenden Blog.

Unwichtig ob digital oder auf Papier: Unternehmen sehen sich heute vor der enormen Herausforderung, eine Unzahl verschiedenster Geschäftsbelege, Geschäftsunterlagen und weitere Daten effektiv zu erfassen, zu bearbeiten und zu administrieren. Erschwerend kommt dazu, dass sie per Gesetz dazu verpflichtet sind, aufbewahrungspflichtige Unterlagen revisionssicher sowie rechtskonform zu archivieren und termingerecht zu vernichten.

Auf die Frage, wie Unternehmungen diese Herausforderungen erfolgreich schultern können, gibt es nur eine Entgegnung: mit einer leistungsstarken DMS-Lösung.

Starke Dokumentenmanagementsysteme, abgekürzt DMS, können Unternehmungen dabei helfen, alle Papierdokumente zu digitalisieren sowie diese zusammen mit sämtlichen ohnehin digital vorhandenen Informationen wie E-Mails, Office-Dateien oder PDF-Dateien zentral zu speichern und zu organisieren. Des Weiteren können kluge Dokumentenmanagementsysteme dokumentenabhängige Geschäftsprozesse optimieren, den innerbetrieblichen Informationstransfer signifikant besser machen und gleichzeitig die Umwelt durch die Senkung des Papierverbrauchs entlasten.

Verbrauch an Papier steigt trotz Digitalisierung!

Trotzdem wir uns bereits lange im Zeitalter der Digitalisierung befinden und der Einsatz zeitgemäßer DMS-Lösungen zahlreiche Möglichkeiten bietet, wichtige Ressourcen zu sparen wie auch den Verbrauch an Papier zu minimieren, halten nach wie vor viele Betriebe an einem papierzentrierten Dokumentenmanagement fest.

Entsprechend den Ergebnissen des „Digital Office Index 2020“ vom Digitalverband Bitkom spielt Papier in jedem vierten Unternehmen noch eine sehr große Rolle: 8 Prozent arbeiten komplett auf Papierbasis, 18 von Hundert weitestgehend papierbasiert und 36 von Hundert setzen circa zur Hälfte auf Papier und zur anderen Hälfte auf digitalisierte Unterlagen.

Dennoch landet Vieles, was tagtäglich gedruckt wird, schon kurz danach wieder im Abfalleimer.

Außerdem führt das papierbasierte Management von Dokumenten im Hinblick auf die konstant zunehmende Menge an Dokumenten zu aufwändigen Rechercheprozessen, nutzlosen Redundanzen, unökonomischen Arbeitsprozessen, Versionschaos wie auch zu überforderten Mitarbeitern. Weiterhin können die Unternehmen die rechts- sowie revisionssichere Speicherung unter diesen Gegebenheiten meist nicht komplett realisieren.

All das kann auf Dauer gesehen ungünstige Auswirkungen für die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens haben.

In Anbetracht dessen sollte jeder Betrieb ein effektives Dokumentenmanagementsystem einsetzen.

Endlich Ordnung im Dokumentenwirrwarr!

Die Fakten, welche für die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems sprechen, sind so zahlreich wie auch einleuchtend:

1. Daten in Realtime durch direkten, orts- sowie geräteunabhängigen Zugriff auf Geschäftsvorgänge!
In einem DM-System werden jegliche Betriebsdokumente zentral erfasst, administriert, revisionssicher gespeichert sowie fristgerecht gelöscht. Anhand unterschiedlicher Such- und Filterfunktionen ist jegliches Dokument in Sekundenschnelle aufzufinden sowie abrufbereit – unabhängig vom Format, der Datenquelle, dem Ort wie auch dem Device des Mitarbeiters.

2. Mehr Spielraum für Produktiveres!
Ein DM-System macht analoge Archivräumlichkeiten sowie Sammlungen von Papierakten entbehrlich. Stattdessen gibt es nur noch einen digitalen Aktenschrank, in dem jegliche Unterlagen sowie Informationen des Betriebs ihren Platz haben. Dadurch können Unternehmungen die Aufwendungen für die Archivräumlichkeiten sparen sowie den gewonnenen Platz für andere, wirtschaftlichere Zwecke nutzen.

3. Alles ökologisch!
Durch den Einsatz einer Dokumentenmanagementlösung können Unternehmungen den Verbrauch von Papier, Tinte und Druckertoner wesentlich verringern. Parallel werden die Kosten minimiert und die Natur geschont.

4. Wirksame Teamarbeit durch mehr Transparenz!
Während Papierdokumente normalerweise nur von einem oder wenigen Angestellten gleichzeitig einzusehen sind, können digitale Unterlagen von mehreren Arbeitnehmern gleichzeitig abgerufen, bearbeitet und geteilt werden. Die Versionierung passiert dabei selbstständig. Außerdem gibt eine Historie konkreten Aufschluss darüber, wer, wann, an welchem Dokument Änderungen vorgenommen hat und was geändert worden ist. Das vergrößert die Transparenz und erleichtert die Kollaboration im Team signifikant.

5. Kundenzufriedenheit dank Informationsvorsprung!
Die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems wirkt sich förderlich auf die Zufriedenheit der Kunden aus. Mit Hilfe von Wiedervorlageterminen wie auch Fristen verringert sich z.B. die Chance, dass bei der Bearbeitung einer Bestellung etwas übersehen, ein Fehler gemacht oder etwas nicht festgehalten wird. Ferner können die Arbeitnehmer rund um die Uhr und sofort jegliche Daten zu einem Auftrag auswählen und dem Kunden Rückmeldung über den aktuellen Stand geben. Damit erlebt dieser einen schnelleren ebenso wie effektiveren Kundenservice.

6. Revisionsfeste und gesetzeskonforme Archivierung und Entfernung!
Durch den Einsatz einer Dokumentenmanagementlösung können Firmen aufbewahrungspflichtige sowie handels- und steuerrechtlich relevante Firmendokumente revisionsfest ebenso wie gesetzeskonform archivieren und fristgerecht löschen.

Stellen Sie noch heute die Weichen für die digitalisierte, papierlose Zukunft Ihres Unternehmens!

Das papierlose Büro bleibt in vielen Unternehmungen weiterhin ein Wunschtraum.

Im täglichen Doing bedeutet das mit Blick auf das Dokumentenmanagement, dass tagtäglich zahllose Geschäftsdokumente sowie Belege gedruckt, kopiert, sortiert, abgeheftet, archiviert oder aber mühsam gesucht werden.

Leistungsstarke Dokumentenmanagementlösungen können hier Abhilfe schaffen.

Sie stellen sicher, dass alle Geschäftsdokumente im Geschäftsbetrieb revisionsfest, datensicher und zur gleichen Zeit schnell auffindbar gespeichert sowie archiviert werden. Des Weiteren ersparen sie ein zeitintensives Management von Dokumenten auf Papier, verbessern dokumentenbasierte Geschäftsprozesse und helfen Firmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Sie möchten mehr über das Thema DM-Systeme lernen, Ihr Management von Dokumenten verbessern oder von den Vorzügen einer leistungsfähigen DMS-Lösung profitieren? Sprechen Sie uns an!