Welche Vorteile bietet das Planungstool Microsoft Bookings?

Bookings ist eine Termin- und Kalender-Möglichkeit mit nahtloser Einbindung in Microsoft Teams wie auch Outlook. Bei Bookings handelt es sich um eine Methode, die es Unternehmen gestattet, ihre Dienste, Termine und Kalender online anzubieten und zu verwalten. Bzw. anders gesagt: Über Microsoft Bookings lassen sich einfach Termine buchen oder reservieren. Für wen der Service interessant ist, was Bookings genau kann und ob das Programm DGSVO-konform ist, all das lesen Sie im folgenden Blog-Artikel.

Microsoft Bookings ist eine cloudbasierte Reservierungssoftware, welche es kleineren sowie mittelständischen Firmen ebenso wie Konzernen, Gesundheitseinrichtungen oder auch Behörden ermöglicht, Online-Buchungen für Dienstleistungen und Termine anzubieten, entgegenzunehmen und zu verwalten. Die Computersoftware ist sowohl in Office 365 Business Premium- wie ebenso in Enterprise-Paketen enthalten und integriert sich übergangslos in Microsoft Outlook und Teams, sodass Firmen ihre bereits in Gebrauch befindlichen Lösungen ebenso bei Verwendung von Bookings problemlos weiternutzen können.

Einer der Gründe, die Microsoft Bookings derart gefragt macht, ist die Tatsache, dass es Firmen ermöglicht, deren Klienten einen Self-Service bereitzustellen. Soll heißen: Kunden können mit Microsoft Bookings ganz einfach und flink online einen freien Terminslot reservieren, anstatt sich an einen Mitwirkenden zu wenden, welcher den Termin manuell eintragen muss. Das spart Zeit wie auch Kosten – und zwar auf beiden Seiten!

Als User lassen sich in Bookings recht einleuchtend Kalender gestalten und Teammitglieder oder neue Termintypen hinzufügen, zu welchen sich anschließend einzelne Termine erzeugen lassen. Die verfügbaren Termine darstellen, Buchungsbestätigungen verschicken, Erinnerungen per E-Mail schicken und vieles mehr zählt hier zu den Standard-Features. Finden die geplanten Termine online via Microsoft Teams statt, können die Personen ganz einfach wie gewöhnlich per Telefon oder Computer beitreten.

Fallbeispiel gefällig? Dies ist die mustergültige Buchungsseite einer Uni, bei der man Informations- sowie Beratungs-Termine online eintragen kann:

Termine buchen online – das alles kann Microsoft Bookings

Microsoft Bookings ist eine Web-Möglichkeit zur Buchung- sowie Terminplanung für Unternehmen, die für Office 365 verfügbar ist. Die Features von Bookings sind besonders praktisch für Unternehmen, die regelmäßig Terminierungen mit Kunden haben, z. B. in der Gastronomiebranche, im Gesundheitswesen, im Sektor der Serviceleistungen oder im Einzelhandel.

Microsoft Bookings bietet folgende Funktionen:

• Online-Buchungsseite, auf welcher Kunden die gewünschten Dienstleistungen buchen können
• Kalender, mit der Unternehmen einen Zeitplan verwalten können
• Kundenmanagement-Funktion, mit welcher Unternehmen ihre Kundendaten verwalten können
• Terminplanungsfunktion, um sämtliche Termine online zu organisieren und zu buchen
• Kundenprofilfunktion, welche alle Informationen zu den Kunden speichert plus abrufbar gestaltet
• Zahlungsfunktionen, um Kunden bei der Zahlung gebuchter Termine behilflich zu sein

Die Softwarelösung Bookings wurde entworfen, um die Planung von Terminen für Firmen zu vereinfachen. Um die Hürden klein zu halten, ist das System deshalb webbasiert und kann von einem jeden Computer oder Mobilgerät aus aufgerufen werden. Über die Tatsache hinaus ist Bookings nahtlos in vorhandene Microsoft 365- oder Office 365-Kalender eingebunden.

Ist Microsoft Bookings DSGVO-konform?

Der Datenschutz ist für Microsoft jederzeit von größter Bedeutung – so auch bei der Terminlösung Bookings. In Microsoft Bookings werden unterschiedliche personenbezogene Daten, etwa z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rufnummer, Anschrift und vielleicht sogar Kreditkarten- oder Gesundheitsdaten verwendet. Für die Ersteller der Formulare, demzufolge die Unternehmen, die Bookings einsetzen, gilt hier gemäß DSGVO, dass diese den Grundsatz der Datensparsamkeit befolgen müssen. Das bedeutet, dass bloß die wirklich nötigen Daten erhoben werden dürfen – beim Frisör sind Gesundheitsfragen oder Zahlungsinformationen bei Barzahlung im Salon somit nicht zulässig. Was verlangt werden darf, sind ausschließlich die wirklich benötigten Daten, um beispielsweise einen Kunden kontaktieren zu können oder ihm den soeben reservierten Termin zu bestätigen. Das Alter beispielsweise dürfte logischerweise kein Pflichtfeld sein, wenn es drum geht, einen Friseurtermin zu vereinbaren.

Technisch heißt das: Nachdem ein Bookings-Kontaktformular abgesendet wird, werden die dort vorhandenen Daten an Microsoft übermittelt. Microsoft erklärt, keine personenbezogenen Daten an Dritte weiterzuleiten, außer es ist gesetzlich vorgeschrieben oder es wird eine ausdrückliche Bestätigung des Kunden angefordert. Wo die Daten gehostet sind, ist von Seiten Microsofts nichts 100%ig durchsichtig dargestellt, weshalb eine Datenweitergabe abgelegen der EU nicht ausgeschlossen werden kann, was datenschutztechnische Risiken bringt.

Um einen DSGVO-konformen Gebrauch von Bookings zu gewährleisten, sollten Unternehmen, welche das Terminbuchungstool Bookings nutzen wollen, alles Erforderliche in ihren Datenschutzhinweisen zur Nutzung von Bookings durchsichtig erläutern sowie dem Benutzer über die Tatsache hinaus alternative Kontaktmöglichkeiten darlegen sowie bereitstellen. Bei Unklarheit ist es ratsam, vor dem Gebrauch einen Datenschutzbeauftragten hinzu zu ziehen.

Interessieren Sie sich für den Einsatz des Microsoft Bookings Planertool? Sprechen Sie uns gerne an! Unser Vertriebsteam erreichen Sie entweder über netable.de/kontakt oder unter der 02234 688 39 0