IT-Knowledge Management: Der Erfolgsfaktor der Hidden Champions!

Heute verändert sich das implizite und explizite IT-Wissen dauernd. Belastend kommt hinzu, dass das kostbare IT-Wissen immer mehr in verschiedenen Arten und an unterschiedlichen Orten gelagert wird, beispielsweise in E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder aber in den Köpfen der IT-Mitarbeiter*innen. Vor allem im Hinblick auf den demografischen Umbruch ist es für Betriebe unerlässlich, eine optimal intakte IT-Wissensmanagementstrategie zu etablieren. Weil bloß so können sie sichergehen, dass kurzfristige und nötige Entscheidungen weiterhin zur rechten Zeit gemacht werden können. Was Wissensmanagement im Detail heißt und welche Aufgaben eine gut funktionierende Wissensmanagementstrategie umfassen sollte, lesen Sie in dem nachfolgenden Beitrag.

Fast kein anderes Phänomen hat inzwischen so zahlreiche und langanhaltende Auswirkungen auf die Betriebe, wie der demografische Wandel. Zum einen führt dieser zum Mangel kompetenter Nachwuchskräfte und Fachkräfte. Zum anderen sorgt er für massive Wissensverluste durch die steigenden Fluktuationsraten und das altersbedingte Ausfallen etlicher Mitarbeiter*innen aus dem Arbeitsleben.

Die Resultate einer gegenwärtigen Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft bestätigen, dass schon im Jahr 2025 2,9 Millionen Facharbeiter am deutschen Berufsmarkt fehlen werden. Im Jahr 2031 wird diese Lücke mit 3,6 Millionen fehlenden Facharbeitern ihren Höhepunkt erreichen.

Deshalb ist es für Betriebe essenziell, das kostbare Wissen der Wissensträger mit System zu erfassen wie auch die folgenden Mitarbeiter*innen damit fortzubilden – im Besonderen im IT-Bereich.

Ein bewährtes Mittel dafür ist agiles IT-Wissensmanagement!

Definition: IT-Wissensmanagement: Eine Definition!

Unter dem Ausdruck „IT-Wissensmanagement“ oder „Knowledge Management“ werden alle strategischen und operativen Aktivitäten eines Betriebs verstanden, die den Erwerb, die Nutzung, die Weitergabe und die Speicherung von IT-Wissen optimieren.

Dabei werden zwei Arten von Know-how unterschieden: explizites und implizites IT-Wissen.

• Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen handelt es sich um dokumentiertes wie auch reproduzierbares IT-Wissen, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder Berichte.
• Implizites Wissen: Beim impliziten IT-Wissen währenddessen handelt es sich um Know-how, das auf der Eingebung, den Erfahrungen und dem Können bestimmter IT-Facharbeiter basiert. Demnach ist dieses nur in den Köpfen der IT-Wissensträger gelagert und daher schwierig reproduzierbar bzw. kopierbar, wie etwa das Wissen einer komplexen Problem Behebung einer Software.

Entsprechend zu diesen zwei Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Lösungswege unterschieden: die People-to-Document-Strategie und die People-to-People-Strategie.

• People-to-Document-Strategie: Dabei handelt es sich um ein Verfahren, das eine generelle Verfügbarmachung von IT-Wissen an speziellen Standorten anstrebt. Hierfür bieten sich insbesondere Standard-Inhalte mit kleinerem Komplexitätsgrad sowie einer längeren Laufzeit an.
• People-to-People-Strategie: Im Unterschied dazu beschäftigt sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Vermittlung und dem gewinnbringenden Einsatz von IT-Wissen im Unternehmen. Diese Vorgehensweise ist hauptsächlich für umfangreiches Spezialwissen geeignet.

Köpfe schlau verknüpfen!

Der kluge Umgang mit dem IT-Wissenskapital ist heute ein erfolgskritischer Aspekt für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen. Gerade in Zeiten, in welchen sich das IT-Wissen begründet durch die unaufhaltsame Digitalisierung und globale Vernetzung rasanter ändert, sind Tools und Methoden des IT-Wissensmanagements agiler gemacht worden.
Wenngleich das IT-Wissensmanagementsystem der ersten Generation größtenteils aus gemeinsamen Wissensdatenbanken bestand und die Rolle hatte, diese einzurichten sowie zu pflegen, hat das IT-Wissensmanagement heute wesentlich mehr Aufgaben. Hierzu zählen:

1. IT-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation befasst sich mit der Auswertung sowie Beschreibung des IT-Wissensumfeldes eines Betriebs. Die Absicht ist es, eine Aufstellung aller internen und externen Fakten, Ressourcen sowie Fähigkeiten eines Unternehmens zu bekommen.

2. IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung beschäftigt sich mit der Entstehung von neuem IT-Wissen in Betrieben, etwa durch angepasste Lernprozesse, performante digitale Tools oder innovative didaktische Ansätze. Die Absicht ist es, das IT-Wissen auf Dauer ins eigene Unternehmen zu bringen und sich einen Markt- oder Wettbewerbsvorteil zu besorgen.

3. IT-Wissenserwerb: Beim IT-Wissenserwerb geht es darum, innovatives IT-Wissen nicht intern zu entwickeln, sondern außerhalb zu erlangen, beispielsweise durch die Kooperation mit einem Managed-Services-Provider. Das Ziel ist es, einen sofortigen Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um beispielsweise zukünftige IT-Projekte rascher umsetzen zu können.

4. IT-Wissensverteilung: Bei der IT-Wissensverteilung befasst man sich mit der Frage, wie IT-Informations-Silos aufgemacht werden können, um das bereits vorhandene IT-Wissen optimal zu verteilen.

5. IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung beschäftigt sich mit der Thematik, wie das existierende IT-Wissen ideal genutzt werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu optimieren und im Zuge dessen den Ressourceneinsatz zu verringern.

6. IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist ein zentrales Arbeitsfeld eines umfangreichen IT-Wissensmanagements. Das Ziel ist es, das IT-Wissen auf lange Sicht, teilweise sogar über einige IT-Mitarbeiter*innen-Jahrgänge hinweg zu erhalten, auf dem aktuellen Stand zu halten und vor allem vor Datenverlusten und internen und externen Angriffsversuchen zu schützen.

7. IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung geht es darum, die Effektivität und den Zielerreichungsgrad einer Wissensmanagementstrategie zu evaluieren.

IT-Wissensmanagement: Welche Modelle des IT-Wissensmanagement gibt es!

Es gibt mittlerweile eine Reihe unterschiedlicher Modelle von IT-Wissensmanagementsystemen auf dem Markt, welche das Themengebiet IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren probieren. Zu den Bekanntesten zählen.
• das Wissensmanagement nach Nonaka sowie Takeuchi
• das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement
• das Knowledge Engineering
• das Wissensmarkt-Modell

IT-Wissensmanagement: Die Vorteile!

Ein IT-Wissensmanagementsystem ist zu vergleichen mit einem echten Gehirn. Der wesentliche Gegensatz besteht allerdings darin, dass es sich aus dem impliziten sowie expliziten Wissen vieler Köpfen bildet und dem Unternehmen auf diese Weise etliche Vorzüge und Möglichkeiten bietet.

Hierzu zählen beispielsweise:

• volle Klarheit und den Überblick über die Fähigkeiten und das IT-Wissen aller Mitarbeiter*innen
• langfristige Aufzeichnung, welche Erfolge und Misserfolge deutlich sichtbarer macht
• rechtzeitige Ausmachung von Möglichkeiten und Gefahren
• verbesserte teaminterne, aber abteilungsübergreifende Interaktion angesichts einer vereinten IT-Wissensgrundlage
• raschere Lösungsfindung bei IT-Hindernissen
• verbesserter Kundenservice sowie Qualitätssteigerung
• Wachstum der Kundenzufriedenheit angesichts verbesserter IT-Produkte wie auch IT-Dienstleistungen
• schnelleres Time-to-Market angesichts eines inneren IT-Wissensmanagements
• Vermeidung von Doppelarbeiten angesichts zentraler Bündelung und Zugriffsmöglichkeit von Fakten, Best Practices wie auch Antworten für sämtliche IT-Experten
• Potenzierung von IT-Expertenwissen

Fazit: IT-Wissensmanagement lohnt sich!

IT-Wissensverlust kann Betrieben teuer zu stehen kommen. Nicht verwunderlich daher, dass der Gebrauch von leistungsstarken IT-Wissensmanagementsystemen mit der wachsenden Größe des Betriebs, der IT-Wissensbasis sowie der IT-Wissensmitarbeiter*innen an Bedeutung gewinnt. Eine umfassende und gut funktionierende IT-Wissensmanagementstrategie gibt Betrieben die Chance, das geballte IT-Wissen ihrer Mitarbeiter*innen zu erkennen, zu analysieren, aufzubereiten, zu verwalten sowie weiterzugeben – doch auch zu messen und zu evaluieren.

Wollen auch Sie mit leistungsfähigen IT-Wissensmanagement-Tools den Wissenstransfer innerhalb Ihres Betriebs verbessern und damit die Folgen von IT-Wissensverlusten verkleinern? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Unser Beratungsteam steht Ihnen unter 02234 688 39 80 oder per Mail an [email protected] gerne zur Verfügung!